W ciągu ostatnich dni wraz pandemią koronawirusa konieczność zmiany sposobu wykonywania pracy przez większość pracowników stała się przymusem dla wielu firm, na dodatek jedynym sposobem na kontynuowanie działalności w sytuacja, gdy biura i odziały zostały zamknięte. Realizacja zadań za pomocą pracy zdalnej jest obecnie jednym z najlepszych sposobów na zabezpieczenie się przed groźbą infekcji przy jednoczesnym kontynuowaniu efektywnej i skutecznej działalności firmy.
W tym wpisie postaramy się przybliżyć temat pracy zdalnej osobom, które dotąd nie miały z nią styczności.
Czym jest praca zdalna?
Najprościej mówiąc, jest to wykonywanie obowiązków służbowych poza siedzibą firmy lub jej biura terenowego. Praca zdalna jest świetnym rozwiązaniem w sytuacji, kiedy zachodzi konieczność ograniczenia kontaktów z innymi ludźmi ze względu na kwarantannę lub po prostu ostrożność.
Jakie narzędzia wykorzystuje się do pracy zdalnej?
Podstawowymi narzędziami są oczywiście komputer z dostępem do internetu oraz telefon. Taki zestaw umożliwia bezproblemowy dostęp do systemów firmowych, takich jak poczta elektroniczna czy CRM oraz utrzymywanie kontaktu z klientami. Do większości prostych zastosowań nie potrzeba nic więcej.
Microsoft Office 365
Niekiedy jednak potrzebna jest możliwość pracy na dokumentach firmowych, dostępu do większej ilości narzędzi lub konieczna jest praca z prywatnego urządzenia pracownika. W takich przypadkach najlepiej jest wykorzystać chmurowe środowisko pracy takie jak Office 365. Takie środowisko zapewnia dostęp do wielu różnych aplikacji i jest niezależne od firmowej infrastruktury informatycznej, która jest z reguły dużo bardziej wrażliwa na awarie, przerwy w dostawie prądu i inne problemy niż rozproszone centra danych firm oferujących zaawansowane i profesjonalne rozwiązania chmurowe.
Jednym z najbardziej znanych środowisk chmurowych jest Microsoft Office 365. Usługa ta daje możliwość korzystania m.in. z programów pakietu Office, dysku chmurowego (OneDrive/SharePoint), programu pocztowego (Outlook), narzędzia do planowania zadań (Planner) oraz do jednego z najlepszych komunikatorów na rynku (Teams).
Skontaktuj się z nami, aby umówić się na prezentację Office 365 w Twojej firmie!
Dzięki OneDrive i SharePoint pracownik ma dostęp do dokumentów firmowych, może pracować na nich jednocześnie z innymi współpracownikami. Jeżeli będzie potrzeba, możliwe jest stworzenie raportu dla klienta, który można od razu udostępnić, bez konieczności przełączania się na pocztę elektroniczną. Dzięki klientowi poczty Outlook można nie tylko obsługiwać pocztę elektroniczną, ale również korzystać z zaawansowanego kalendarza. Umożliwia on nie tylko tworzenie własnego terminarza, ale też podgląd rozkładu zajęć współpracowników. Kalendarz pomoże w zaplanowaniu zadań które wymagają współpracy z innymi osobami, np. automatycznie podpowiadając, że osoba do której chcemy napisać lub zaprosić na spotkanie jest na urlopie lub ma w tym dniu zaplanowane inne spotkania.
W aplikacji Planner można planować i nadzorować realizację prowadzonych projektów. Po dodaniu projektu do planu można dla niego stworzyć listę kontrolną czynności do wykonania, dodać niezbędne dokumenty lub przydzielić do zadania konkretną osobę. Przydzielony pracownik będzie mógł odznaczać wykonane etapy dzięki czemu możliwy jest ciągły nadzór nad postępami w projekcie.
Komunikator Teams jest jednym z najpotężniejszych narzędzi oddanych do dyspozycji użytkowników Microsoft Office 365. Umożliwia on nie tylko komunikację za pomocą czatów, ale również rozmowy głosowe i stabilne połączenia wideo. Dzięki podziałowi na zespoły i kanały w zespołach aplikacja porządkuje komunikację i ułatwia wymianę informacji w wątkach dotyczących konkretnych projektów i zadań. W aplikacji Teams można edytować dokumenty pakietu Office (Word, Excel, PowerPoint) i współpracować przy ich tworzeniu. Bez problemu można stworzyć błyskawiczną telekonferencję w ramach firmy lub szkolenie on-line dla pracowników klienta i nagrać je w celu późniejszej analizy. Bezpośrednio z Teams można przeszukiwać zasoby YouTube i Wikipedii a także firmowych dysków chmurowych OneDrive i SharePoint.
Licencja na Office 365 umożliwia korzystanie również z innych przydatnych aplikacji, zaprojektowanych do ułatwienia i optymalizacji pracy. Firma Microsoft oferuje obecnie możliwość darmowego korzystania z komunikatora Teams
Praca zdalna z Microsoft Office 365
Część pierwszą naszego tekstu poświęciliśmy na omówienie potrzeb, charakterystyce pracy zdalnej oraz narzędziom do pracy zdalnej oraz w jaki sposób uczynić tego typu pracę Twojej firmie efektywną, skuteczną i przystępną dla wszystkich pracowników. W drugiej części naszego wpisu poświęconego pracy zdalnej pochylimy się nad tematyką bezpieczeństwa. Zapraszamy już wkrótce.
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat usług chmurowych Microsoft lub szybko je wdrożyć, skontaktuj się z nami pod numerem 530 823 826 lub 12 306 77 61 https://www.teleaudyt.pl/office-365/
