W dzisiejszych czasach ciężko wyobrazić sobie działalność firmy o jakimkolwiek profilu bez chociażby minimalnego wpływu technologii. Komputery i Internet na tyle zdominowały handel i usługi, że obsługa informatyczna w pewnym stopniu jest niezbędna. Nie zawsze jednak zakres potrzebnych działań jest wystarczający, by zatrudniać osobnego specjalistę IT. Także nie w każdym przypadku jedna osoba może zająć się wszystkimi kwestiami. Dlatego na popularności zyskuje outsourcing informatyczny – IT.
Czym właściwie jest outsourcing?
Współczesny outsourcing IT swoją nazwę zawdzięcza angielskiemu wyrażeniu outside resource using, co w wolnym tłumaczeniu oznacza korzystanie z zewnętrznych zasobów, w tym przypadku – ludzkiej pracy, wiedzy i umiejętności. Zewnętrznych, czyli spoza firmy. Osoby działające jako outsourcing nie są zatrudnione w firmie, która z niego korzysta. Jest to tak naprawdę strategia biznesowa, która zakłada zatrudnienie obsługi zewnętrznej do wykonywania określonych prac w sposób ciągły, okresowy albo zadaniowy.
Outsourcing IT nie jest szczególnie nowym zjawiskiem, tego typu rozwiązania, również w innych branżach wykorzystywane są od dziesiątków lat. Założeniem outsourcingu jest redukcja kosztów, ale i szukanie optymalnych rozstrzygnięć. Do zadań, które specjalista może wykonać lepiej – szybciej, bardziej bezpiecznie, sprawnie – wyznaczane są odpowiednie, wyspecjalizowane firmy zewnętrzne.
Outsourcing obsługi informatycznej – dobra alternatywa dla etatu
Szczególnym przykładem outsourcingu, który zyskuje stale na popularności, jest ten w dziedzinie IT. Zapotrzebowanie na profesjonalne usługi IT stale rośnie, gdyż niemal każda firma korzysta ze zdobyczy informatyki. Praca biurowa, sprzedażowa czy projektowa na komputerach i urządzenia mobilnych, systemy obsługowe, księgowe, bazy danych, sieci i zabezpieczenia – to wszystko wymaga konfiguracji, nadzoru, konserwacji, a także wdrażania do obsługi nowych pracowników. W zależności od wielkości i indywidualnych potrzeb firmy, zakres prac IT może być różny, obejmować wiele dziedzin.
Często firma współpracuje ze specjalistą, informatykiem czy administratorem na etat, który jednak nie jest w stanie zapewnić pełnej, kompleksowej obsługi. Dochodzi także do sytuacji, w których jedna osoba zajmuje się wszystkimi zagadnieniami z zakresu IT, a w razie jej choroby, urlopu czy odejścia z pracy firma nie może funkcjonować prawidłowo. Dlatego outsourcing informatyczny – kompleksowa obsługa IT firmy pokrywa wszystkie zapotrzebowania z dziedziny w sposób ciągły, dysponując niejednokrotnie zespołem specjalistów dostępnych w razie potrzeby. Z uwagi na dużą konkurencję na rynku płac informatyków utrzymanie sprawdzonego pracownika może być niezmiernie trudne, a stała współpraca z firmą oferującą outsourcing IT może obejmować gotowe optymalne rozwiązania.
Co wchodzi w skład outsourcingu IT – Obsługi informatycznej firm?
Zakres usług oferowanych w ramach outsourcingu obsługi informatycznej bywa bardzo złożony. Może dotyczyć prostych rozwiązań, jak i budowy złożonej obsługi i procesów obejmujących duże przedsiębiorstwa. Obsługa informatyczna firm dotyczy między innymi:
- przeprowadzenie audytu pod kątem zagadnień informatycznych, bezpieczeństwa i sprawności systemów,
- administracja sieci – przewodowej i bezprzewodowej WiFi, w tym serwerów, komputerów, urządzeń sieciowych takich jak drukarki,
- projektowanie i tworzenie infrastruktury komputerowej,
- zakup, przeglądy i naprawa sprzętu oraz systemów komputerowych,
- przeprowadzanie aktualizacji systemów oraz oprogramowania, wdrażanie nowych rozwiązań, migracji systemów,
- Data Loss Prevention, czyli wprowadzanie rozwiązań i systemów pomagających zabezpieczać dane firmowe,
- archiwizacja oraz odzyskiwanie danych,
- tworzenie stron internetowych, aplikacji dedykowanych,
- doradztwo związane z kwestiami informatyki i bezpieczeństwa danych oraz systemów komputerowych.
Do najczęściej poszukiwanych informatycznych usług outsourcingowych należy obsługa komputerów z systemem z rodziny Windows albo MacOS, a także firmowych urządzeń mobilnych. Poszukiwani są specjaliści zapewniający wsparcie dla Microsoft Windows Server, baz danych Microsoft SQL, czy też dostarczania oraz wdrażania pakietów biurowych Microsoft 365. Wśród popularnych usług wykonywanych przez firmy zewnętrzne w ramach outsourcingu należy także administracja sieci, serwerów oraz komputerów i innych urządzeń. Szczegółowe ustalenia pomiędzy firmami precyzują zakres oraz wymagane wskaźniki jakościowe dla świadczonych usług.
Zakres outsourcingu informatycznego – usługa „szyta na miarę”
Usługi outsourcingu mogą być świadczone na miejscu, lokalnie albo zdalnie, lub też w wariancie mieszanym. Offshoring mógł nawet zakładać przeniesienie procesów do innego kraju, gdzie usługi są korzystniejsze cenowo. Obok rodzajów obsługi, wykonywanych w ramach outsourcingu IT zadań, wyróżnia się także jego zakres. Może bowiem, w zależności od sytuacji dotyczyć całości, części lub jedynie ściśle określonych elementów związanych z działalnością firmy. Tym samym wyróżnić można outsourcing obsługi informatycznej dedykowany, częściowy oraz pełny. Wybór opcji uzależniają potrzeby, ale także możliwości finansowe firmy. Także nie każda firma IT jest w stanie zaoferować usługi w pełnym zakresie, zależy to od jej zasobów, możliwości i doświadczenia.
Dedykowany outsourcing IT – optymalne rozwiązania przy niewielkim budżecie
Po rozwiązania dedykowane outsourcingu, dotyczące jedynie wybranych gałęzi IT sięgają przede wszystkim mniejsze firmy, albo też te, których działalność nie jest bezpośrednio uzależniony od obsługi informatycznej. To szansa na korzystanie ze specjalistycznych zewnętrznych zasobów tylko tam, gdzie jest to niezbędne. Pozwala na ograniczenie wydatków przy niewielkim budżecie, a jednocześnie korzystanie z optymalnych propozycji.
Częściowy outsourcing usług informatyczny – elastyczne reagowanie na potrzeby
Ten typ informatycznego outsourcingu obejmuje podejście zadaniowe, związane z określonymi częściami infrastruktury IT niezależnymi w pewnym stopniu od innych. Outsourcing częściowy dotyczy przede wszystkim małych oraz średnich firm, a także instytucji. Części firmy może bazować na rozwiązaniach własnych, autorskich, zlecając obsługę systemów o charakterze bardziej ogólnym specjalistom z zewnątrz.
Kompleksowy outsourcing informatyczny – zewnętrzny dział IT
W przypadku outsourcingu pełnego w zależności od potrzeb firmy może być tworzony nawet kompletny zewnętrzny dział IT pracujący na potrzeby firmy. Niejednokrotnie tworzą go specjaliści z różnych dziedzin, których wiedza oraz umiejętności się uzupełniają. To podejście umożliwia codzienną obsługę, jak i szybkie reagowanie w krytycznych sytuacjach.
Jak wygląda wdrożenie outsourcingu IT w firmie?
Firma świadcząca outsourcing IT może w płynny sposób przejąć obsługę informatyczną po innej firmie lub specjaliście na etat, który odchodzi. Proces bazuje na kilku podstawowych krokach, zależnych od sytuacji oraz zakresu usług:
- Inwentaryzacja zasobów, audyt IT.
- Oprocesowanie obsługi IT – stworzenie odpowiednich procedur.
- Wprowadzenie usług typu servicedesk.
- Wsparcie zdalne oraz lokalne, na miejscu bezpośrednio u klienta.
- Dobór oraz dostarczenie sprzętu komputerowego, obsługa gwarancyjna.
Profesjonalne firmy oferujące outsourcing to zespół doświadczonych pracowników. Dzięki temu w przypadku choroby, urlopu czy innych niespodziewanych zdarzeń ciągłość obsługi zostaje zachowana, a czas reakcji na zdarzenia kryzysowe nie ulega zmianie. Klient może czuć się bezpiecznie.
Bezpieczeństwo danych firmowych a outsourcing
Warto zaznaczyć, że profesjonalny outsourcing IT może nie tylko wspierać, ale podnosić bezpieczeństwo danych oraz systemów firmowych. Specjalistyczne rozwiązania, optymalizacja istniejących i doradztwo w zakresie bezpieczeństwa są także bardzo często wybieranym elementem, jaki ma objąć usługa. Kontrakty zawierane z firmą zapewniają pełną poufność, zwiększają bezpieczeństwo i ograniczają możliwości niepowołanego dostępu do wrażliwych informacji.
Co może dać outsourcing IT? Korzyści rozwiązania
Zalety decyzji o przejściu na outsourcing obsługi informatycznej przewijają się wielokrotnie w tym tekście. Obsługa IT to szansa na zyskanie partnera w biznesie, współodpowiedzialnego za spójny rozwój firmy w zakresie technologii informacji. Do głównych korzyści tego podejścia należą przede wszystkim:
- redukcja kosztów utrzymania specjalisty, działu IT, sprzętu i szkoleń, rekrutacji,
- możliwość skorzystania z profesjonalnego wsparcia w wielu dziedzinach IT,
- wdrażanie nowych, zoptymalizowanych rozwiązań i technologii,
- oszczędność czasu, który można przeznaczyć na główną działalność,
- zwiększenie bezpieczeństwa cyfrowego,
- możliwość stworzenia ServiceDesk, szybkiej reakcji na problemy.
Outsourcing obsługi informatycznej pozwala na przejęcie odpowiedzialności za strefę IT w firmie przez doświadczone osoby, w których interesie leży sprawne działanie i funkcjonalna rozbudowa środowiska.
Informatyczny outsourcing – czy to się opłaca?
Dla małych firm outsourcing IT bywa jedynym sensownym rozwiązaniem, jeżeli nie mają budżetu i możliwości zatrudnienia specjalisty, a chcą mieć dostęp do profesjonalnej i w pełni bezpiecznej obsługi informatycznej. Korzystanie z dedykowanego czy częściowego outsourcingu pozwala we właściwy sposób korzystać z możliwości, jakie dają systemy informatyczne przedsiębiorstwom z sektora SMB czy instytucjom.
Wbrew pozorom rozwiązanie outsourcingu IT jest także w wielu przypadkach dobre dla dużych przedsiębiorstw. Często dotyczy firm o profilu odbiegających od technologii informacyjnych, jednak mimowolnie z uwagi na wewnętrzne systemy, zarządzanie pracownikami czy danymi wymagają obsługi informatycznej.
Stała współpraca z firmą, która będzie kompleksowo pokrywała zapotrzebowania z dziedziny IT, również w modelu usług na żądanie może okazać się korzystniejsza pod wieloma względami niż zatrudnianie specjalisty albo ich zespołu. Nie jest to jedynie kwestia ceny outsourcingu informatycznego, ale także szeregu innych możliwych korzyści, o których wspomniano wcześniej.
Outsourcing obsługi informatycznej firm zamiast etatu jest coraz powszechniejszym podejściem do usług IT dla firm. Może obejmować wiele bardzo różnorodnych działań z dziedziny informatyki, być dopasowany do indywidualnych firmowych potrzeb. Jego wdrożenie może przynieść wiele usprawnień biznesowych, a także pozytywnie wpłynąć na procesy i ich bezpieczeństwo w przedsiębiorstwie. Warto rozważyć wszystkie możliwe korzyści z wprowadzenia outsourcingu obsługi informatycznej i zdecydować się na współpracę z profesjonalistami.
Warto Zobaczyć:
Teleaudyt | Fabryka Kart Trefl | Profesjonalna obsługa informatyczna | Wsparcie IT | (youtube.com)
Warto Wiedzieć:
Dlaczego warto przejść na Microsoft Teams? (teleaudyt.pl)
Obsługa Informatyczna w Firmie Produkcyjnej: Kluczowe Aspekty – Firma informatyczna Teleaudyt
Zapraszamy Do Zapoznania Się Z Naszą Ofertą Szkoleń.
Szkolenia dla firm – Teleaudyt
Skontaktuj Się Z Nami:
Telefon: 12 306 77 66
E-mail: kontakt@teleaudyt.pl
Formularz kontaktowy: Formularz kontaktowy
