E-doręczenia - odbieranie i wysyłanie elektronicznych listów poleconych

Dlaczego warto wybrać e-Doręczenia z Teleaudyt?

• Pomagamy w pełnym wdrożeniu e-Doręczeń – od założenia skrzynki po konfigurację i szkolenie zespołu.
• Zapewniamy zgodność z obowiązującymi przepisami – nie musisz martwić się o terminy czy wymogi prawne.
• Oferujemy wsparcie techniczne i doradcze – jesteśmy z Tobą na każdym etapie użytkowania systemu.
• Integrujemy e-Doręczenia z obiegiem dokumentów w Twojej firmie.
• Wspieramy wdrożenia dla firm, instytucji oraz zawodów zaufania publicznego.
• Oferujemy kwalifikowany podpis elektroniczny marki Certum – gotowy do użycia w ePUAP, ZUS, e-KRS i JPK.

e-Doręczenia Certum służą do odbierania i wysyłania elektronicznych listów poleconych do urzędów, firm i osób fizycznych. Obsługa skrzynki e-Doręczeń jest prosta i wygodna. E-Doręczenia umożliwiają śledzenie przesyłek w czasie rzeczywistym. Ułatwia to zarządzanie dokumentami oraz zapewnia transparentność i kontrolę nad procesem ich dostarczenia do adresata. Wpływa to na efektywność i skuteczność całego procesu korespondencji przedsiębiorców, urzędów i obywateli.

Oferujemy również kwalifikowane podpisy elektroniczne marki Certum które można wykorzystywać do JPK, ZUS Płatnik, eKRS i innych spraw urzędowych. Podpis spełnia wymogi Ministerstwa Cyfryzacji.

E-Doręczenia umożliwiają natychmiastowy przekaz dokumentów i dostęp do nich w dowolnym miejscu i czasie w skrzynce e-Doręczenia.

Wykluczają ograniczenia związane z transportem papierowej przesyłki.  Niedostępność poza godzinami pracy jednostek pocztowych, opóźnienia w transporcie, wizyty na poczcie, oczekiwanie na listonosza – to wszystko odchodzi do historii.

E-Doręczenia odegrają decydującą rolę w sytuacjach, gdy kluczowy jest czas, tzn. liczy się szybkość lub możliwość przesłania do końca dnia, czyli 23:59. Fakt przesłania „na czas” potwierdzać będą dowody generowane przez system. Ułatwia to szybką reakcję na bieżące wydarzenia oraz wspiera elastyczne zarządzanie dokumentacją.

Rejestrowane doręczenia elektroniczne przyspieszą procesy administracyjne poprzez: krótszy czas przetwarzania dokumentów, automatyzację procesu przetwarzania dokumentów oraz eliminację ręcznej obsługi i mniejsze nakłady pracy.

Przy wykorzystaniu systemów zarządzania e-dokumentacją i e-archiwum dokumenty przesyłane e-Doręczeniami można łatwo włączyć w elektroniczny obieg dokumentów w firmie.

Uruchomienie e-Doręczeń oznacza znaczącą zmianę w działaniu biznesu. Dodatkową ich wartością jest sposób zabezpieczenia z pomocą kwalifikowanych usług zaufania (znacznik czasu, pieczęć elektroniczna), który gwarantuje zarówno nadawcy, jak i odbiorcy bezpieczeństwo.

Dodatkowo każda nadana przesyłka jest szyfrowana przed wysłaniem i odszyfrowywana jedynie w momencie pobierania jej przez użytkownika skrzynki co gwarantuje poufność danych.

Od 1 stycznia 2025 roku wszystkie firmy z KRS mają obowiązek posiadać adres i skrzynkę do e-Doręczeń. Obowiązek ten będzie dotyczył docelowo wszystkich firm, ponieważ podmioty z CEiDG mają wyznaczony termin na 1 października 2026 roku. W przypadku urzędów, służb, instytucji centralnych i samorządowych obowiązującym terminem jest 1 października 2024 r.

E-doręczenia stanowią znaczącą szansę na usprawnienie procesów, zwiększenie efektywności oraz redukcję kosztów. Perspektywy rozwoju e-Doręczeń wskazują na ich rosnące znaczenie, będąc kluczowym elementem przyszłościowej komunikacji między poszczególnymi interesariuszami rynku. Dodatkowo, docelowo e-Doręczenia zastąpią ePUAP. Aktualna data została wyznaczona na 2029 r. Według szacunków raportu Obserwatorium.biz „e-Doręczenia bezpieczne rozwiązanie dla transformacji korespondencji papierowej” liczba rejestrowanych doręczeń elektronicznych wyniesie kilkaset milionów sztuk.

Wprowadzenie do e-Doręczeń – klucz do nowoczesnej komunikacji

Czy e-doręczenia są obowiązkowe? Jeszcze nie dla wszystkich, ale to kwestia czasu. Z pewnością stają się nowym standardem w komunikacji biznesowej i urzędowej. To nowoczesna alternatywa dla tradycyjnego listu poleconego, a do tego szybsza, tańsza i bezpieczniejsza.

Usługi e-doręczeń umożliwiają natychmiastowe przesyłanie dokumentów, bez względu na godzinę oraz miejsce. Przesyłka trafia do adresata bez fizycznego udziału operatora pocztowego, a każdy etap jest w pełni rejestrowany i potwierdzany.

Dzięki współpracy z Teleaudyt zyskujesz nie tylko dostęp do technologii, ale i wsparcie ekspertów, którzy zadbają o bezproblemowe wdrożenie systemu w Twojej firmie. Zacznij komunikować się szybciej, sprawniej i zgodnie z prawem.

E-Doręczenia dla firm – od kiedy i dlaczego warto?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami od 1 października 2026 r. obowiązek dotknie wszystkie firmy zarejestrowane w CEIDG. Dlaczego warto działać wcześniej? Bo to nie tylko narzucony odgórnie obowiązek, ale i duża szansa na rewolucję w komunikacji. E-doręczenia przede wszystkim całkowicie eliminują ograniczenia tradycyjnej poczty: opóźnienia, nieobecności, brak dowodów nadania. To rewolucja w zarządzaniu korespondencją, która oszczędza czas, pieniądze i nigdy nie wystawi Ci awizo!

Zrób pierwszy krok ku cyfryzacji. Skontaktuj się z nami i rozpocznij wdrażanie e-Doręczeń w swojej firmie z pomocą Teleaudyt – bezpiecznie, sprawnie i zgodnie z przepisami!

Sprawdź, czy e-Doręczenia są obowiązkowe dla Ciebie

Nie jesteś pewien, czy obowiązek Cię dotyczy? Wystarczy sprawdzić, czy Twoja firma widnieje w rejestrze KRS lub CEIDG. Jeśli tak – przygotuj się na nadchodzące zmiany.

E-doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. Dzięki podpisowi kwalifikowanemu, znacznikom czasu i szyfrowaniu, spełniają wszystkie wymogi bezpieczeństwa i legalności.

Nie czekaj do ostatniej chwili – uniknij pośpiechu i wdrożenia „na szybko”. Teleaudyt pomoże Ci przejść przez cały proces sprawnie i bez stresu.

Krok po kroku – jak zacząć korzystać z e-Doręczeń?

Uruchomienie systemu e-Doręczeń to proces prosty, ale wymagający kilku formalnych kroków. Dobrze przeprowadzony pozwala szybko zyskać pełną zgodność z przepisami oraz znacznie usprawnić komunikację wewnętrzną i zewnętrzną firmy.

Oto jak wygląda wdrożenie krok po kroku:

1. Złożenie wniosku o skrzynkę doręczeń
   Wniosek możesz złożyć online, jako firma, instytucja lub osoba wykonująca zawód zaufania publicznego (np. notariusz, doradca podatkowy, radca prawny). Pomagamy w przygotowaniu niezbędnych danych i dokumentów.
2. Weryfikacja i podpis kwalifikowany
   Aby potwierdzić tożsamość i zarejestrować skrzynkę, konieczne jest złożenie podpisu kwalifikowanego. W Teleaudyt możesz jednocześnie zamówić i skonfigurować podpis elektroniczny Certum – gotowy do natychmiastowego użycia.
3. Odbiór danych dostępowych i konfiguracja skrzynki
   Po założeniu skrzynki otrzymujesz dane logowania i dostęp do panelu użytkownika. Nasz team pomoże Ci przejść przez pierwsze logowanie, dodać uprawnienia i zintegrować skrzynkę z obiegiem dokumentów w Twojej firmie.
4. Wysyłka i odbiór e-listów poleconych
   Gotowe! Teraz możesz wysyłać i odbierać urzędowe dokumenty, mając pełną pewność co do potwierdzenia nadania i odbioru, bez wychodzenia z biura.
5. Szkolenie i wsparcie zespołu
   Oferujemy szkolenie dla pracowników oraz dokumentację wdrożeniową, dzięki której cały zespół może szybko opanować nowe narzędzie. Zapewniamy również pomoc techniczną na etapie utrzymania systemu.

Czym różnią się ePUAP i e-Doręczenia?

• ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) to portal do składania pism urzędowych online. Umożliwia kontakt z administracją, ale nie zapewnia pełnej identyfikowalności doręczenia jak list polecony.
• e-Doręczenia to cyfrowy odpowiednik listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. Każdy etap doręczenia (wysyłka, dostarczenie, odebranie) jest rejestrowany i prawnie potwierdzony.

ePUAP nie spełnia wszystkich wymogów dla korespondencji urzędowej w relacjach B2B – e-Doręczenia są zgodne z nowymi przepisami i obowiązkiem ustawowym od 2024/2025 r.

W przeciwieństwie do ePUAP, e-Doręczenia obsługują komunikację dwustronną między firmami, obywatelami i urzędami w sposób ustandaryzowany, z pełnym śledzeniem przesyłki.

Wdrożenie e-Doręczeń z Teleaudyt to inwestycja w cyfrową gotowość na zmiany dla Twojej organizacji – zgodną z przepisami, efektywną i bezpieczną.

Najczęściej zadawane pytania

Skontaktuj się z nami!

Nie czekaj na ostatnią chwilę. Zgłoś się do nas już dziś – przeprowadzimy Twoją firmę przez proces wdrożenia e-Doręczeń krok po kroku. Sprawnie, kompleksowo i z pełnym wsparciem.