Czym różni się: Outlook 2016 i Outlook Online?

W poniższym poście omawiane będą tylko rozwiązania, wchodzące w skład Office 365 dla firm. Nie mając wcześniej do czynienia z Outlookiem 2016 (który jest częścią pakietu biurowego Microsoft Office 2016) i Outlookiem Online, można odnieść wrażenie, że jest to ten sam produkt przecież oba nazywają się Outlook, prawda? 

Outlook jako program zainstalowany na komputerze (Outlook 2016) i Outlook dostępny w przeglądarce (Outlook Online lub zwany bardziej fachowo OWA (Outlook Web Access)) umożliwiają wysyłanie i odbieranie wiadomości email, niemniej jednak wersja online zawiera o wiele mniej funkcji, niż wersja na komputer  

Outlook 2016 zapewnia szereg dodatkowych funkcjonalności – jakich? 

Jest ich tak dużo, że nie da się ich przedstawić w jednym zdaniu, więc tego dowiecie się w kolejnych postach, zamieszczanych na tym blogu. Dostępny jest na komputery z systemami: Windows oraz Mac OS. 

W wersji Online udogodnieniem jest możliwość pracy z dowolnego miejsca na Ziemi. W jaki sposób? Otóż wystarczy posiadać urządzenie z dostępem do Internetu oraz z zainstalowaną przeglądarką Internetową. Okrojona wersja Outlooka, dostępna jest również na urządzenia mobilne: tablety i smartfony z systemami: Android i iOS.  

Obie wersje posiadają: 

Kalendarz

Wbudowany kalendarz pozwala na szybki wgląd w nadchodzące spotkania, zezwala na utworzenie nowych spotkań, zapraszanie osób oraz zarządzanie spotkaniami. Przypomnienie o spotkaniu można otrzymać: emailem lub za pomocą telefonu (Wymagana instalacja aplikacji na telefonie pod warunkiem włączenia auto-synchronizacji i danych komórkowych) 

Kalendarz pakietu Office 365 :

 

Kalendarz programu Outlook (pakiet biurowy MS Office):

Kalendarze się synchronizują na różnych urządzeniach(komputer, tablet, smartphone) – wszędzie identyczna zawartość

Kalendarze mogą być współdzielone pomiędzy współpracownikami

Możliwość tworzenia zasobów – można utworzyć osobne kalendarze np. Dla samochodów, czy sal konferencyjnych, co upraszcza ich rezerwacje

 

                 Kalendarz znajduje się na komputerze

Zadania

Organizer daje możliwość przydzielania zadań sobie oraz pracownikom. Umożliwia podgląd listy zadań do wykonania oraz zadań, które zostały juz wykonane

Zabezpieczenia

Microsoft dokłada wszelkich starań, aby jego produkty były bezpieczne, dlatego rok rocznie wydaje tylko na ten cel kwoty rzędu 1 miliarda dolarów. Oto kilka z zabezpieczeń dostępnych w Outlook: 

  • Microsoft dokłada wszelkich starań, aby jego produkty były bezpieczne, dlatego rok rocznie wydaje tylko na ten cel kwoty rzędu 1 miliarda dolarów. Oto kilka z zabezpieczeń dostępnych w Outlook: 
  • Wszystkie załączniki są skanowane zanim dotrą do adresata. Program sprawdza je pod kątem wirusów i złośliwego oprogramowania typu:  ransomware. Sprawdzanie odbywa się również pod kątem phishingu (czy nie prowadzą do niebezpiecznych stron (między innymi wyłudzającymi pieniądze)) przy pomocy zaawansowanych technik opracowanych przez tą firmę. 
  • Przesyłane linki (adresy, dzięki którym przejdziemy do odpowiedniej strony np.: www.teleaudyt.pl) są sprawdzane czy nie dotyczą przypadkiem wyłudzania pieniędzy. 
  • Filtry antyspamowe zapewniają ochronę przed spamem, takowe wiadomości zostają wyłapywane i usuwane lub trafiają do folderu wiadomości-śmieci, dzięki temu użytkownik skupia się wyłącznie na właściwych e-mailach i ma porządek wśród e-maili. 
 

 

Co to jest OneDrive, do czego służy i czy jest odpowiedni dla Twojej firmy?

Najprostszym sposobem na przedstawienie OneDrive, będzie przedstawienie go w sytuacji, którą potrafimy sobie wyobrazić. W tym poście:

OneDrive, będzie magazynem;
Kurier, będzie łączem Internetowym;
Paczka, będzie Folderem;
Rzecz, będzie plikami;
Złodziej, będzie hakerem;
Pracownicy, będą pracownikami firmy Microsoft.

Proszę sobie wyobrazić, że jesteś w posiadaniu własnego magazynu. Magazyn ten nie znajduje się jednak w pobliżu Ciebie, tylko np.: w innym mieście lub państwie. Chcesz wysłać paczki do swojego magazynu, przysyłasz zatem kuriera i on je zabiera i umieszcza w Twoim magazynie. Porządkuje je w taki sposób, w jaki Ty chcesz. 1 TB (Terabajt) czyli 1000 GB (Gigabajt) to ogromna ilość miejsca, można przedstawić 1GB jako duży kontener, czyli w Twoim magazynie znajduje się 1000 takich kontenerów. Jeżeli nie będą znajdować się w nim duże paczki wielkości słonia, pomieścisz tam naprawdę dużo paczek i rzeczy. Zawsze masz dostęp do swoich paczek i analogicznie do ich rzeczy, możesz modyfikować, usuwać lub dodawać te rzeczy. Pod warunkiem, że mamy dostęp do kuriera.

Twoi pracownicy lub klienci mogą dostać uprawnienia do Twojego magazynu, folderu lub konkretnego pliku pod warunkiem, że im ich udzielisz. Polityka magazynu pozwala na zarządzanie uprawnieniami, w każdej chwili możesz odebrać uprawnienia lub jeśli nie chcesz o tym pamiętać, istnieje możliwość przydzielenia […]

Pole DO, DW oraz UDW co oznaczają i do czego służą?

Co oznaczają skróty OD, DW i UDW? Wiele osób nie jest tego świadoma. Dlatego dziś pokażemy Wam, jak je rozróżniać i w których sytuacji możecie zacząć ich używać. Zapraszamy do przeczytania.

DO
Do odbiorcy. Wpisanie adresatów w to pole powoduje, że każdy, kto otrzymał wiadomość, zobaczy również pozostałych adresatów, do których została wysłana ta wiadomość.

Przykładem może być e-mail skierowany z gratulacjami dla całej firmy za świetne wyniki roczne.
DW
Do wiadomości. Wpisanie adresata w to pole, oznajmia mu, że nie jest głównym adresatem tej wiadomości. Ma wiedzieć, że ten e-mail został wysłany. Adresaci z pola DW są również widoczni dla pozostałych odbiorów tej wiadomości. Może oczywiście odpowiedzieć na ten e-mail. Przykładowo: Pracownik chce wziąć urlop. Wysyła zatem e-mail do swojego szefa (Pole DO) i informuje o tym swojego przełożonego (pole DW). Szef widzi że przełożony został dołączony do wiadomości, a przełożony wie o e-mailu.
UDW
Ukryj do wiadomości. Pole te pełni zbliżoną funkcję co DW, z tym, że osoby wpisane w to pole, są niewidoczni dla pozostałych odbiorców. Osobom, które zostały wpisane w to pole, nie zaleca się odpowiadania na tą wiadomość, ponieważ może to doprowadzić do niemiłej sytuacji. Przykład: Przełożony wysyła e-mail do klienta. Wpisuje w pole UDW nowego pracownika, aby ten mógł dowiedzieć […]