Microsoft 365 co to jest?

Microsoft 365 to kompleksowy pakiet narzędzi i usług oferowany przez Microsoft, który integruje aplikacje biurowe, komunikacyjne i współpracę w chmurze. Skierowany jest zarówno do małych i średnich jak i dużych firm, pomagając im w prowadzeniu codziennych działań w bardziej efektywny sposób. Microsoft 365 to nie tylko zestaw aplikacji, ale także platforma, która ułatwia pracę, zwiększa bezpieczeństwo i pozwala firmom skupić się na swoich głównych zadaniach. Dzięki temu firmy mogą osiągnąć więcej, wydajniej zarządzać swoimi zasobami i rozwijać się w dynamicznym środowisku biznesowym.

Microsoft 365 Wybierz plan dla Siebie!

Przejdź na Microsoft 365!

Zapytaj o szczegóły współpracy!

Jak się przygotować do przejścia (migracji) na Microsoft 365?

Jeśli jesteś zdecydowany na przejście do chmury Microsoft 365, gdyż widzisz korzyści płynące z zintegrowanego środowiska do współpracy między działami i zespołami w firmie przygotuj się na odrobinę pracy i planowania. Wdrożenie Microsoft 365 to przeniesienie metod pracy Twojej firmy do nowoczesnego narzędzia i tylko Ty wiesz co jest niezbędne, z czego można zrezygnować, a jakie kwestie trzeba poprawić. Co należy zrobić?

Zinwentaryzuj wszystko co masz. (Jeśli potrzebujesz informacji co jest czym – na końcu artykułu znajdziesz definicje i przykłady)

Ile posiadasz hostingów poczty lub lokalnych serwerów pocztowych
Ile posiadasz domen internetowych
Ile posiadasz skrzynek pocztowych, jakie mają aliasy oraz ile miejsca zajmują (do celów migracji poczty i poprawnego licencjonowania)
Ile posiadasz udziałów sieciowych (inaczej zwanych dyskami sieciowymi, lokalizacjami sieciowymi), ile zajmują miejsca oraz jakiej wielkości pliki w nich przechowujesz (czy są to pliki małe i o niedużej objętości, np. 1-100 MB czy w większości pliki znacznie przekraczające te wielkości)
Ilu posiadasz użytkowników i do czego powinni mieć dostęp
Czy korzystasz z usługi Active Directory?

Zaplanuj kształt środowiska IT w ramach Microsoft 365, tzn. opracuj poziomy uprawnień dla skrzynek pocztowych i udziałów sieciowych. Ustal zasady pracy, takie jak polityki przechowywania plików w nowym środowisku – np. wszystko co dotyczy pracy zespołowej należy trzymać w witrynach zespołów w usłudze SharePoint, a nie w usłudze OneDrive czy na pulpicie. Jeśli korzystasz z Active Directory to zaplanuj uporządkowanie nazewnictwa kont, które następnie zostaną zaimportowane do Microsoft Entra.

Przejdź przez warsztat weryfikujący założenia (tzw. Proof of Concept – PoC) i zaproś kilku lub kilkunastoosobowy zespół do zasymulowania pracy na docelowym środowisku. Skopiuj część plików i popracuj na kilku typowych zadaniach, które realizuje Twój zespół, by przekonać się, czy założenia konfiguracyjne są poprawne i wszystko działa zgodnie z przewidywaniami.

Uruchom i skonfiguruj w docelowy sposób wszystkie usługi w Microsoft 365, przekaż zespołowi termin rozpoczęcia pracy w nowej usłudze, uruchom MFA, przekaż pracownikom dane dostępowe oraz instrukcję logowania. Zrób backup starego środowiska by zawsze posiadać punkt odzyskiwania systemu w przypadku wystąpienia problemów.

Skopiuj pocztę i pliki do nowego środowiska. Wcześniej możesz wyczyścić swoje foldery pocztowe i plikowe z części danych, aby nie brać ze sobą niepotrzebnego bagażu w formie archiwów, do których Ty i Twój zespół nigdy nie wrócicie.

Przekieruj pocztę dla swojej domenę (lub domen) na serwery Microsoft i przekaż użytkownikom, żeby zaczęli korzystać z nowego rozwiązania. Dobrze by wcześniej przeszli szkolenie na miejscu lub online, jak korzystać z narzędzi pakietu M365.

Upewnij się, że wszyscy poprawnie korzystają z nowego rozwiązania oraz mają dostęp do właściwych danych.

Co zrobić w sytuacji, gdy nie jesteśmy w stanie poradzić sobie samodzielnie? Niezależnie czy w firmie piastujesz stanowisko w dziale IT czy może zajmujesz się tym obok Twoich głównych zadań, bo np. zależy Ci na korzystaniu z Teams w Twoim zespole – specjaliści naszej firmy pomogą zebrać wszystkie potrzebne informacje, pomogą stworzyć optymalny plan wdrożenia Microsoft 365 w Twojej organizacji, mogą też przejść całe wdrożenie z Tobą i Twoją firmą!

Teleaudyt zajmuje się opracowywaniem i realizacją wdrożeń usługi Microsoft 365, migracją poczty i plików do nowego środowiska. Dzięki temu firma często może zrezygnować z niewydajnych lub nieefektywnych rozwiązań informatycznych. Szkolimy również zespoły z wydajnej pracy na nowym środowisku. Poprawne wdrożenie Microsoft 365 zapewnia zwiększenie wydajności pracowników, większą dostępność usług IT, swobodną skalowalność i daje dostęp do najnowocześniejszych rozwiązań security w planach Microsoft 365 Business Premium. A wszystko to w modelu server-less tj. bez dodatkowych urządzeń i serwerowni oraz bez jednorazowych skumulowanych wydatków.

Microsoft 365 Wybierz plan dla Siebie!

Przejdź na Microsoft 365!

Zapytaj o szczegóły współpracy!

Słownik pojęć:

Skrzynka pocztowa to miejsce, gdzie przechowywane są odebrane i wysłane wiadomości pocztowe. Do jednej skrzynki pocztowej może kierować jeden lub wiele aliasów (adresów email) z jednej lub z kilku domen. Jeśli na przykład dział handlowy ma jedną skrzynkę pocztową zespołu, a jej adres (i zarazem główny alias) to handel@TwojaDomena.pl, to skrzynka ta może posiadać też alternatywne aliasy np. kontakt@TwojaDomena.pl lub dla Twojej drugiej zagranicznej domeny, bardziej międzynarodowy sales@TwojaDomena.EU.

Skrzynka pocztowa użytkownika – skrzynka pocztowa z imiennym aliasem pocztowym np. imie.nazwisko@twojadomena.pl i/lub i.nazwisko@twojadomena.pl i odpowiednią licencją.

skrzynka udostępniona (charakterystyczna dla Microsoft 365) to skrzynka, do której można się dostać wyłącznie za pomocą konta licencjonowanego, najczęściej imiennego. Np. Agnieszka z działu HR z kontem o adresie a.nowak@Twojadomena.pl posiada uprawnienia do skrzynki rekrutacja@TwojaDomena.pl . Do skrzynki udostępnionej może mieć dostęp wiele osób bez ponoszenia opłat. W ramach jednego środowiska Microsoft 365 można mieć wiele bezpłatnych skrzynek udostępnionych.

Skrzynka pocztowa funkcyjna – jest to licencjonowana skrzynka pocztowa, do której można się logować bezpośrednio na nieimienny adresu. W Microsoft 365 wykorzystujemy ją zwykle do podłączania do systemów wysyłających automatycznie maile np. strony internetowe (formularze kontaktowe, komunikacja e-commerce), skanery wysyłające skany na email, systemy ERP (np. codzienna wysyłka raportów), systemy do mailingu, różne aplikacje. Dla tych skrzynek zwykle stosujemy tańsze licencje Microsoft 365 typu Exchange Online Kiosk lub Exchange Online Plan 1.

Użytkownicy systemu pocztowego – to lista użytkowników (osób) którzy powinni posiadać skrzynkę pocztową imienną i/lub dostęp do innych skrzynek pocztowych w firmie. Z perspektywy rozliczalności nie zaleca się logowania do jednej skrzynki pocztowej przez wiele osób za pomocą tego samego loginu/hasła. W takiej sytuacji nie wiemy kto wysłał ani skasował wiadomości. Ponadto przy odejściu pracownika należy zmienić hasło utrudniając innym pracę na tej skrzynce. W takiej sytuacji najlepiej sprawdzi się skrzynka udostępniona z nadanymi uprawnieniami dostępu przez wskazane osoby z licencjonowanymi kontami użytkownika.

Czy do skrzynki udostępnionej można przydzielić licencję, by móc się na nią zalogować bezpośrednio? Tak, dowolną skrzynkę udostępnioną możemy licencjonować i niemalże dowolnie zmienić jej alias by stała się np. skrzynką imienną. Również skrzynkę imienną możemy przekształcić w skrzynkę udostępnioną – w ten sposób możemy zachować emaile np. odchodzącego pracownika nie płacąc za licencje dostępowe do tej skrzynki (skrzynki imiennej nie należy przekazywać innemu pracownikowi).

Domeny i aliasy w poczcie email. Firma może posiadać jedną jak i wiele domen. Do jednej skrzynki może prowadzić wiele aliasów z jednej lub wielu domen. Dla przykładu pracownik sprzedaży na Polskę i EU może posiadać 2 adresy: michal.nowak@domena.pl oraz (dla ułatwienia) michael@domena.eu. Jak widać skrzynka jednego użytkownika ma 2 aliasy z 2 różnych domen. Logowanie do skrzynki będzie odbywać się przez jeden z tych 2 aliasów (oznaczony jako główny).

Microsoft Active Directory i Microsoft Entra – to usługi zarządzające tożsamością w środowisku i na serwerach Microsoft. Active Directory często integruje się z Microsoft 365, żeby zachować spójne nazewnictwo profili użytkowników oraz synchronizację haseł.

Udział sieciowy – to najczęściej folder udostępniony w Twojej firmie dla wszystkich komputerów w sieci lub dla poszczególnych użytkowników. Dostęp może zostać nadany na różnym poziomie uprawnień tj. jeden użytkownik może tworzyć, edytować jak i usuwać pliki, podczas gdy inny może tylko je przeglądać i pobierać. Udziały sieciowe tradycyjnie udostępnia się z dysków sieciowych tzw. NAS, macierzy, serwerów, a czasem i nawet z komputerów osobistych.

Chmurowe udziały sieciowe to np. dyski chmurowe jak Dropbox czy Google Drive dostępne najczęściej za pomocą przeglądarki.